「あれ、この仕事忘れてた…。」
「うっかりしていた…。」
仕事で「タスク管理」ができていないと「忘れていた…。」によるうっかりミスが起こります。
この記事では、
仕事のタスク管理を見直したい方に向けて、
- タスク管理の方法
- タスク管理の3つの工夫
簡単に実践できるものを紹介していきます。
新入社員の私は、
「タスク管理」ができていない時期がありました。
例えば、
「Aの仕事って終わった？」と
上司に確認されても、
「すいません、まだできていないです。これから急ピッチでやります！」
と言っていたことも…。
「タスク管理」を実行することで、先手先手で仕事ができるようになりました。
新入社員の私でもできるタスク管理の工夫を紹介します！
仕事の「タスク管理」は3ステップで無駄なくやろう！
仕事における「タスク管理」とは、
やらないといけない仕事を見える化し、優先順位つけて効率よく進めることです。
具体的な「タスク管理」の手順は以下の通り。
- 仕事を書き出す
- 優先順位をつける
- 進捗を見て修正する
前日に、明日の仕事を書き出しておくと「明日はこれをやらないと…。」と
家に仕事を持ち帰らなくても済みます。
紙とペンを使ったり、スマホにメモしたり
1回5分から始めましょう！
タスク管理をするメリット
仕事において「タスク管理」ができていると、もちろんメリットもあります。
- １つ仕事に集中できる
- 仕事が具体化される
- 所要時間がわかる
- チームで連携を取りやすい
- 準備をしやすい
タスク管理は、
「この仕事にだけ集中できる」
という状態を作ることができます。
「仕事が効率的に進まないよ…。」
という人はマルチタスクになりがちです。
「仕事に集中できていない気がする…。」
という方は「タスク管理」をしてみましょう！
「タスク管理」を簡単にする3つの工夫
仕事において「タスク管理」は必須です。
しかし、
「タスク管理」に時間がかかる
「タスク管理」が手間になる
せっかくの「タスク管理」を継続できなければ意味がありません。
なので、
仕事において「タスク管理」を習慣化するために、3つの工夫を紹介していきます！
ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250 を参考に書いていきます！
『ライフハック大全』は、
ビジネスの習慣づくりをしたい！
という方に向けて250もの小さな習慣（ライフハック）を紹介しています。
私は1年で約30冊のビジネス書を読んでいますが、
「タスク管理」をする上でとても参考になった本です。
この記事で紹介する「タスク管理」
- ロケットスタート
- テンプレート化
- ファーストタスク
ロケットスタートで作業を一気に進める
「タスク管理」はロケットスタートを意識すると効果が倍増します！
「ロケットスタート」とは、
仕事を受けた「開始直後」にたくさんの時間を作って作業を進めることです。
例えば、
締め切り前に残業したり徹夜したりするよりも、開始直後に徹夜をした方がいい。
なぜなら、
仕事全体の作業量がわかるからです。
仕事の全体像がわかれば、
「タスク管理」に修正が必要かどうかわかります。
ロケットスタートをすると
- 他の人に割り振る
- 余裕が持てる
なんてこともできます。
私も1週間の仕事は、月曜・火曜・水曜日で終わらせるようにしています。
毎週やらなければいけない仕事があるなら「ロケットスタート」 はとても効果的です。
1週間の始まり、特に月曜日の朝はロケットスタートをすることで、
「余裕のある仕事」ができるようになります。
終わった仕事はテンプレート化する
終わった仕事も「タスク管理」として「テンプレート」を残しましょう！
次回のタスクの時短になります。
例えば、
１つの仕事が終わった時、使った資料に名前をつけて再利用する。
「4週 報告書」というファイルに
- 写真
- 数値
- 資料
- 議事録
など、保存できれば次回の準備が楽になります。
注意することは、
再利用するときはコピーを使うことを忘れないようにしましょう！
ファイルをそのまま使うと使いきりになってしまいます。
スタートが高クオリティになるので、仕事の質もあがります！
私も毎週、週間報告書を書いていますが、テンプレート化して時短しています。
ファースト・タスクを決めて成功を繰り返す
1日の1番最初にやるタスク（ファーストタスク）を決めましょう！
例えば、
朝１番にブログを2,000字書く。
ファーストタスクを決めることで、
- やることが明確になる
- 取り組みまでダラダラしない
やる気のあるうちにタスクを消化して、「タスク管理」を簡単にすることができます。
また前日の夜に「朝やること」を決めるだけで、
朝の通勤時間に、
会社行ったらこれかこれ…。
どれをやろうかな…。
どうしようかと悩む必要がなくなります！
移動時間を自己啓発や趣味に集中できるのでメリットだらけです！
「タスク管理」を習慣化する
「タスク管理」は工夫のやり方１つで劇的に変わります。
新入社員である、私の仕事ですら変わりました！
実際に「タスク管理」がうまくいくと、
「自分って集中していなかったんだな」
と思えます！
また、実際4時間かかった仕事が3時間で終わらせることができるようになった！
という経験もできました。
今回、紹介した「タスク管理」の方法をまとめると
- 「ロケットスタート」で作業を一気に進める
- 終わった仕事は「テンプレート化」する
- 「ファースト・タスク」を決めて成功を繰り返す
どれか１つでも決めたら行動して、
仕事に活かしてください！
ライフハック大全―――人生と仕事を変える小さな習慣250
本のタイトルでもある、「ライフハック」は、
「変化を生み出す小さな習慣」 という意味です。
本書は、時間管理、タスク管理など仕事にも使えるライフハックが約250あります。
生産性を上げたい！
自分を変えるヒントがほしい！
という方にはおすすめです。
