仕事術

仕事の時間管理を簡単にする5つのコツ!ビジネス書から学ぶ時間管理術

社会人・サラリーマンの悩みの1つに、仕事の時間管理ができなくてミスをしてしまうことがあります。

 

この記事では、

仕事の時間管理を簡単にするために、以下の4点について紹介します。

  • 時間管理とは?
  • メリット
  • 時間管理を簡単にするコツ
  • ツール紹介!より楽に時間管理をするために

 

 

「締め切りに間に合わなかった。」

「あの仕事、今日までにやらないといけない!今日は残業かな…。」

 

 

締め切りを忘れたり、ペース配分を間違えて残業したりしていませんか?

 

私も社会人として働いていますが、

 

「この仕事、締め切り過ぎている…。どうしようか…」

 

と落ち込みながら仕事をした経験があります。

 

私のように仕事で後悔しないためにも、この記事は、計5冊のビジネス書から

「仕事のミスを減らしたい!」

「もっと多くの仕事に挑戦したい!」

 

このような悩みを解決していきます。

 

仕事の時間管理とは

 

時間管理を付箋でする写真

仕事の時間管理で悩んでいる人の中には、

「いつも時間がなくなるけど、何をしたらいいかわからない…」

という方がいるのではないでしょうか?

 

ここでは、

時間管理の基本的なやり方

4ステップで紹介します!

 

  1. タスクを書き出す
  2. 優先順位を決める
  3. 時間を測りながら実行
  4. 修正を加える

 

仕事の時間管理は、❶〜❹を繰り返しやっていくことです。

 

特に大切なのは、途中で修正を加えることです。

 

なぜなら、

最初の計画が思い通りに進むことなんて90%ありません。

 

例えば、こんな経験はありませんか?

 

仕事で1時間で終わると見積もった作業を

実際にすると1時間30分や2時間かかる。

 

このように、時間管理がうまくいかない理由は、計画の甘さにあります。

 

途中で修正を加えないとせっかく立てたいい計画もムダになってしまいます。

 

時間管理ができるメリットは? 

 

メリットを説明する

仕事の時間管理をやる気にさせる、メリットを3つ紹介します。仕事であたふたしない

  • 仕事のストレスが激減
  • 多くの仕事を任せてもらえる
  • ミスが減る

 

ストレスが激減する

 

私も以前、時間管理ができずストレスを感じていました。

 

「この仕事を◯日までにする」と頭の中で考える。

「今日は残業か…。」としたくない残業をすることが多い。

 

仕事の悩みの多くは、時間管理ができないことが原因でした。

 

悩みが減るとストレスも激減します。

 

多くの仕事に対応できる

 

仕事の時間管理をすると、

多くの仕事を任せてられても対応することができます。

 

 

「あの仕事とこの仕事と…手一杯だどうしよう…。」

と締め切り直前にあわてることがなくなります。

 

上司から

  1. たくさんの仕事を任される
  2. 信頼される
  3. 出世できる

 

早く出世することにもつながります。

 

ミスが減る

余裕が生まれ、仕事のミスが減ることも時間管理のメリットです。

 

例えば、

  • 準備
  • ダブルチェック
  • 上司からのフィードバック

 

など、時間管理で準備と確認の時間を十分にとれます。

時間管理を簡単にする5つのコツ

 

時間管理のコツを説明する

時間管理を簡単にするためにコツを5つ紹介します。

 

  1. 小さなゴールを設定する
  2. ノートを1冊持ち歩く
  3. ストップウォッチで時間の見える化
  4. ロケットスタート思考
  5. 余裕のある計画を立てる

 

ちいさなゴールを設定する

 

なぜ、あの人の仕事はいつも早く終わるのか?―最高のパフォーマンスを発揮する「超・集中状態」には、

「ちいさなゴールを設定する」ことがありました。

 

ちいさなゴールとは、

仕事の区切りを増やすことです。

 

例えば、

スーパーの売り場変更であれば、

  • 商品の撤去
  • POPの取り付け
  • 商品の品出し

3つに区切ることができます。

 

仕事を区切ると、修正を加えやすくなるので時間管理も簡単になります。

 

 

「今、作業がこれだけ終わっていてあとどれだけの時間があるか」

 

現状をこまめに確認して、時間管理をしましょう!

 

ノートを1冊持ち歩く

 

メモの魔力 The Magic of Memos (NewsPicks Book)著者の前田裕二さんは、

 

常にメモができるようにノートを1冊持ち歩いています。

 

時間管理をする際にも、ノートを1冊持ち歩くことは重要です。

  • いつでも仕事を受けられる
  • 仕事を1冊のノートで管理

 

「あれ、さっき受けた仕事は、どこにメモしたかな…」

と探す時間もムダですし、管理の手間も増えます。

 

なので、時間管理をするときには

1冊のノートを常に持ち歩くと簡単に時間管理ができるようになります!

ストップウォッチで時間の見える化

 

仕事の時間管理をするのに、時間を意識していないのはもったいないです。

脳のパフォーマンスを最大まで引き出す 神・時間術では、

ストップウォッチを使って時間管理することが紹介されています。

 

なぜストップウォッチを使うかというと、

「時間の見える化」ができるからです。

 

 

「実際にかかった時間を知らない」

時間管理をするなら、前回の作業時間を知っておくと計画も立てやすいです。

 

私も、「え、こんなにかかってたの?」と気づくことが多々…。

 

ストップウォッチで時間の見える化すると作業時間を明確にできます。

ロケットスタート思考

 

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器であるには、

ロケットスタート仕事術が紹介されていました。

 

本書には、日本人はラストスパートをかけて仕事をしているとあります。

 

ギリギリで頑張って、

できなかったから残業する

 

ラストスパートで働いている人は残業もしがちです。

 

それに対してアメリカ人は、

午前中に集中して働き、午後は流す。

 

そうすることで早め早めに仕事を終わらせることができています。

 

ついつい残業してしまう…。と時間管理ができていない人は効果てきめんです!

 

ロケットスタート仕事術のメリットは、以下の記事で詳しく紹介しています。

 

↓↓↓

余裕のある計画を立てる

 

エッセンシャル思考 最少の時間で成果を最大にするでは、余裕の作り方が紹介されていました。

 

時間管理をする上でも「余裕」を持つことが大切です。

 

例えば、8時間の仕事であれば

8時間作業で予定を埋めるのではなく、

7時間や6時間で計画を立てましょう。

 

余裕の持ち方はこちらの記事で紹介しています。

↓↓↓

ツールを使えば、時間管理が簡単になる

 

時間管理のツールやアプリを使っている

時間管理を継続させるためにも、

ツールを使いましょう!

 

私が使ってみてよかったものは

  • iPhoneのメモ帳
  • ストップウォッチ

 

どちらもiPhoneに入っているものを使っています。

 

どちらもいつでも使えて、

動作が軽いのでおススメです。

 

 

時間管理を簡単すれば、仕事に自信を持てる

 

自信を持っている人

仕事の時間管理をすれば、

悩みが減るのはもちろん、「仕事ができる」という自信にもなります。

 

この記事で紹介した時間管理のコツは、以下の5つです。

  1. 小さなゴールを設定する
  2. ノートを1冊持ち歩く
  3. ストップウォッチで時間の見える化
  4. ロケットスタート思考
  5. 余裕のある計画を立てる

 

コツやアプリ、ツールを使って簡単に時間管理をしていきましょう!

 

(この記事は定期的に更新されています。最終更新日2月3日)