PDCAを使って報告書を書かなきゃいけないんだけど、そもそもPDCAってなに？会社から初めていわれて困っている。しかもやり方も全然わからないよ。
会社に入って1度は聞く単語「PDCA」仕事を効率的にするために実行するとよいとされていることです。
私も社会人となって4か月ですが、「PDCA」という言葉はセミナー、講義、研修と言われるものでは毎回言われていきました。先日行われた新入社員セミナーでも耳にタコができるほどに(笑)
ここまでかと思うほどです。もはや社会の常識というべき言葉でしょうか。
今回は ”PDCAサイクルとは？” で中身を簡単に説明します。またPDCAのやり方がわからない人向けに ”PDCAのコツ” について特に最初でつまづかない為のコツを紹介していきます。
PDCAサイクルとは、そもそもどんな意味？
/PDCAサイクルとは仕事を進めるにあたって実行すると効率よくできる手順を示したもの
PDCAそれぞれ単語の頭文字をとっています。
● P = Plan : 計画
● D = Do : 実行
● C = Check : 評価
● A = Action : 改善
PDCAを何度も回す(サイクルする)ことで効率的な仕事・成長ができる。
このことをPDCAサイクルと言い仕事の基本として使われることが非常に多いです。日本では1990年代後半から使われることが多くなりました。
PDCAサイクルはなんで重要なのか
/PDCAサイクルは1度目より2度目をよくするために重要
よく同じ失敗を何度もしてしまう。という方がいればPDCAサイクルを意識し回していくことで改善できることがほとんどです。
計画→実行→評価→改善 の 4 手順を踏むことで、
● 計画したままやめた：実行していないから何も起きていない
● 計画→実行した：また同じケースでは同じようにやる(成長がない)
● 計画→実行→評価：また同じケースでは同じようにやる(成長がない)
これらを防ぐことができます。つまりPDCAサイクルを回すことで、失敗を繰り返さない。経験を成長に変える。前回より成果を出す。効果が期待できます。
PDCAサイクルは1度だけ回しても効果が薄い
/PDCAサイクルは何度も回すことでより効率的により成果を出せる
先ほどの図ですが、P : 計画から始まり、A : 改善で終わります。しかし、A (改善) したときには問題として新たな計画が生まれているはずです。
例えば、
P : 簿記の資格勉強を1か月で取る計画を立てた
D : 1か月間勉強した。
C : 試験に不合格だった。
A : 1か月という勉強時間が短かった。
という風にPDCAサイクルを回したとすると、
A : 1か月という勉強時間が短かった。と改善点が見つかります。すると次は、では2か月間勉強してみよう。となりますよね。
もしまた不合格なら、3か月、4か月、5か月・・・と計画を練りなすことができます。 (あまり不合格のことばかり考えたくありませんが…)
この場合は合格するまではPDCAサイクルを回せますよね。また勉強方法は？1日の勉強時間は？と考えていくと無数に広がっていきます。
よりよくするためにはPDCAサイクルは何度も回す必要があるの理由は
→ 工夫できることはたくさんある。
→ 改善点をもとに新しい計画を立てることができる。
回数を重ねるごとに自ずといい結果がでますよね。
PDCAサイクルはどこでつまずきやすい？
仕事をしていく上でつまづきやすい点をそれぞれ洗い出していきます。
P : 計画
計画を立てるときにつまずきやすいこととしては、
● 何をすればいいかわからない
● どんな計画がいいかわからない
悩みすぎて計画を立てられないことがあります。
この悩みに対する解決方法としては気持ちの持ちようだけです、しかも180度変わることができます。
● 何をすればいいかわからない
/とりあえずやってみることが重要
特に新入社員など自分のやり方が見つかっていない時期には、自己流を無理に考えるより真似してみたほうが100倍ましです。
これは自己流を考えて時間を使ってしまうより、PDCAサイクルを1回したほうがはるかに成長できるからです。真似するって気が引ける…プライドが許さない！と思ってもそんなプライドは成長のために捨てましょう。
特に新人のうち、物事のやり始めに関しては、結果・成長量は行動量がものを言います。
[kanren postid=”1642″]● どんな計画がいいかわからない
/良い計画とは、この計画を実行すれば必ず結果が出る！ものではないことに注意
では良い計画とは？
PDCAサイクルを回すうえでいい計画とは
「目的達成のために D : 実行することが明確な計画」がいい計画です。
例えば、ブログ記事を書くスピードを上げる、という目的があれば、
計画 : タイピング速度を上げるためにホームポジションを徹底する。
しかし、目的と計画が違う場合はこんな風になります。
計画 : 丁寧にやるコツを調べて実行する
丁寧にやるコツを調べて実行したところで目的が違う！！！ってなってしまいますよね。
そして実行することは明確なほうがいいです。
計画 : タイピング速度を上げる
これだけだと、どうやって？ってツッコミを入れられそうです。ホームポジションを徹底するという明確にやることが入っていると実行に移しやすいです。
良い計画とは「目的達成のために D : 実行することが明確な計画」この意識を持つことが重要です。
D : 実行
実行でつまずくことは滅多にないです。計画したことを正しくやりましょう。
コツとしては次のステップである C : 評価 できるように実行するです。
そのために必要なことは
● 計画通りできたかを考える
● 記録
特に記録を取ることで評価の精度が変わります。人間の記憶は忘れやすいもので脳科学の実験では、3日前のことは72％忘れていると言われています。
評価に繋げるために記録を取りながら実行しましょう。
C : 評価
評価でつまずくポイントとしては
● 評価をしない が挙げられます。
え？評価が項目にあるのに評価しないの？と思うかもしれませんが、
仕事などでは作業が多い、途中で他の仕事が入るなどがあり評価の時間をあまりとれないことに原因があります。
私も仕事が立て続けに入り、いつのまにか1時間過ぎていたなんて頻繁にあります。
評価する時間がなくならないために、意識することは
● 数字で端的にだす
数字を使うメリットとしては、 “客観的だから” です。誰が見ても納得、そうなるな！という評価がいいです。
予算40万円に対して、売上50万円。予算比125%で達成です。
数字を使うと達成、未達成が明確になります。
また端的に出すことを心がけるとその後がうまくいきます。できたかできなかったか、上手くいかなかったかいったか。時間の取りづらい評価を時短するためにも有効な手段です。
もう一歩踏み込んで評価をするなら、D : 実行の段階である程度、達成未達成を意識しているとさらに決断が早くなります。
A : 改善
改善について、つまづくポイントは、
● 改善方法がわからない
● To Doに落とし込めない
評価をしてダメな点が見つかった…しかし、どう改善したらいいんだ？よくある悩みです。
改善方法の見つけ方として、
● なぜ？、どうやって？どれくらい？と深掘りする という簡単な方法があります。
例えば、1ヶ月で3kg痩せるという計画を立て、実行、結果では2.5kg痩せることに成功しました。
ここで、次回1ヶ月で3kg痩せるために改善するべきこととして、
✔️ダイエットはどうやってしたか？
→夜ご飯を抜いた
✔️なぜ夜ご飯を抜いたのか？
→夜ご飯に食べすぎるという習慣があったから
✔️夜ご飯はどれくらい食べたのか？
→600kcal を意識して食べた。
と深掘りしていきます。
１つポイントとしてはチェックと重複しますが、定量的に改善すると効果があがります。
今回であれば600kcalです。
最後に次回どうしようか？ と自問自答します。単純に考えれば、夜ご飯をもっと少なくするになりそうですね。
● To Do に落とし込めない
ダメな点は見つかった！しかし、どうしようか？と考えることができないこともあります。
先ほどの例では600kcalをもっと少なくすればいいんだ！ではどうしようか？…ということです。
基本的にはどれくらい？で出した数字を低くするか、高くするかで改善の方向には向かいます。PDCAサイクルに慣れてきたら他の方法を同時に試したり、違う方法を実践したりするとより効果が見られます。
さて600kcalを減らすとしました。ではご飯を減らさないといけません。
ご飯を減らすがTo Doです。
基本的には最初にパッと思いついたことを実践することで次のPDCAを回すことができます。そんなの当たり前じゃん。。。そう思ってもあなたが実践することで新しい化学反応が起きるかもしれません。
方向性さえ正しく定まっていれば、成長に繋がります。とりあえずでやってしまっても全然かまいません。どんどんPDCAサイクルを回しましょう。
PDCAサイクルを回すと仕事はもちろん日常生活も向上する
PDCAサイクルは仕事で頻繁に使われる言葉なので、え？となりがちですが日常生活にも当てはめることができます。
例えば、朝6時に起きる
P : 朝6時に目覚まし時計をセット
D : 実行
C : 二度寝をしてしまい、6時に起きることができなかった
A : 5時45分にもアラームをセットし、2度寝してから6時に起きるようにする。
特に習慣化するためにはPDCAサイクルを使うと身につけやすいです。
またPDCAサイクルを実践していくと論理的思考力も養うことができます。
PDCAは順序だって考えていくのでいつの間にか論理的に考えられるようになった。という感覚で副産物で手に入ります。
PDCAサイクルは仕事、私生活の向上を目的として幅広く使っていくことができます。最初は身近な計画を立てて始めていくとあなたの人生を豊かにすることができます。
